E-Mail ist ein ganz wunderbares Tool – so wunderbar, das wir es für alles mißbrauchen.
Der Hintergrund dafür ist einfach:
- Mail hat jeder – ich brauche nicht überlegen, ob mein Gesprächspartner Mail hat, welche Tools, welchen Provider er/sie dafür nutzt
- Mail funktioniert auf jedem Device – in der Firma, außerhalb der Firma, on- und Offline mit einer perfekten Synchronisation zwischen den Geräten
- Mail ist so herrlich asynchron – mein Gesprächspartner muss nicht online sein, um Nachrichten zu bekommen
- Mail informiert perfekt – einfach jeden, den das irgendwie was angeht auf CC: und schon bin ich den Vorwurf los, nicht informiert zu haben
- Die Suche in Outlook funktioniert in der Regel schnell und zuverlässig
- Und: Mail ist PUSH – ich brauche nirgends nachzusehen, bekomme alles Relevante in meine Inbox
Und der letzte Punkt beschreibt schon das Problem: “alles Relevante”
Durch den Mailmißbrauch kommt eben nicht nur das Relevante in meine Inbox, sondern eben auch viel nicht wirklich Relevantes.
Was sind aus meine Sicht die häufigsten Missbrauchsfelder ?
- Dokumenten-Zusammenarbeit
Schnell mal das Wordfile an 4 Personen zur Überarbeitung geschickt. Führt dazu, das es dann zumindest 5 Versionen des Dokumentes gibt, die zusammengeführt werden müssen und meistens noch weiter auseinander laufen. Und natürlich den Speicherplatz von 5 Personen belegen – aber Hey: Wir haben ja 100 GB in O365 - Projektkommunikation
Alle projektrelevanten Informationen werden per Mail verteilt. Jeder ist informiert. Super !
Das damit jeder einzelne die Projektmails ablegen darf, neue Projektteilnehmer die alte Kommunikation nicht sehen und das Projektwissen in den persönlichen Mailboxen jedes Projektteilnehmers liegt, wird gern in Kauf genommen - Informationen
Egal, ob die allgemeinen Firmeninfos, die Geburt des “Firmenbabys”, Herstellerinformationen, Budgetzahlen, interne und externe Newsletter, eine Mail an viele Personen ist schnell und einfach verschickt und als Sender weiß ich, das es auch gelesen wird
- Unterhaltungen
Warum soll ich 5 Minuten telefonieren/chatten, wenn ich das auch in 30 Mails klären kann ? - Reply to All
Sicherheitshalber mal Allen antworten… Sonst vergessen wir noch wen…
Das Ergebnis sieht man in vielen Inboxen:
4stellige Anzahl von Mails, 3stellige Anzahl von ungelesenen Mails
Für mich ein zentrales Thema, das mich seit vielen Jahren begleitet und betrifft.
Ich werde in diesem Blog in den nächsten Wochen/Monaten ein paar Lösungen für den Mißbrauch von Mails vorstellen. Technische und vor allem auch organisatorische.
Heute ein paar sehr banale, aber extrem wirkungsvolle Tipps:
- Je weniger Mails du schickst, umso weniger Mails wirst Du bekommen
Nutze Mails für direkte, dringende Kommunikation. Für die Übermittlung einer Aufgabe an eine Person außerhalb eines Projektes. Überlege Dir, bevor Du eine Mail schickst, auf eine Mail antwortest, ob das wirklich der beste Kommunikationsweg ist. - Konsequentes Abmelden von Mailverteilern
Kostet 1 Minute pro Mailverteiler, wirkt Wunder.
Liest Du den Newsletter von Secret Escape wirklich ? Interessieren dich die Updates von XING ? Die diversen Mails diverser Soft/Hardwarehersteller, die deinen Alltag eh nicht bestimmen ?
Wirklich jeder Newsletter hat (meist ganz unten) einen “Abmelden” Link.
Schau in deinen Clutter Ordner, schau in deine “sonstige” Rubrik und melde Dich ab. - Und – nicht unbedingt ein Tipp zur Mailvermeidung, aber trotzdem wichtig:
Dreh die Notifications über neue Mails ab. Im Outlook am PC, am Mailprogramm deines Phones und Tablets.
Du weißt eh, das Du neue Mails bekommen hast. Die Notifications lenken Dich ab, unterbrechen deine Arbeit und verleiten Dich dazu, sofort zu antworten (was den Absender natürlich motiviert, dir das nächste Mal wieder eine Mail zu schicken.)
Und – zu guter Letzt in diesem Artikel – ein Ratschlag eines meiner ehemaligen Chefs – Markus Izmir – von dem ich sehr viel gelernt habe:
Die Inbox hat immer leer zu sein bzw. solltest Du keinen Scrollbalken sehen !
Jede Mail in der Inbox hast Du entweder gelesen (und gelöscht oder abgelegt) oder sie ist eine Aufgabe (dann gehört sie in die Aufgaben) oder ein Termin (dann in den Termin)
Weitere Lösungsvorschläge folgen
