Ein Großteil meines Jobs besteht darin, Workshops mit Kunden abzuhalten. Die Terminkoordination war früher immer recht aufwändig – meistens habe ich dem Kunden ein paar Terminblocker geschickt, aus denen dieser dann einen passenden Termin gewählt hat. Diese Terminblocker haben allerdings meinen Kalender für andere Kunden in dieser Zeit blockiert, nicht immer haben Kunden zeitnah auf die Blocker reagiert und es war für mich extrem viel Aufwand, die Blocker im Auge zu behalten (und ja, manchmal bin ich erst zu Beginn des Termins draufgekommen, dass das nur ein Blocker war, der nie gebucht wurde)
Mit Bookings ist das jetzt alles viel einfacher – nicht nur für mich, sondern auch für den Kunden.
Voraussetzung dafür ist a) dass meine Mailbox in Exchange Online ist und b) mind. folgende Lizenz: Office 365 A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3 bzw Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3. Und natürlich, dass der Dienst vom Admin nicht gesperrt ist! (Was wir früher in unseren Standard-Installationen gemacht haben, weil Bookings noch nicht lange Enterprise-Ready ist)
Erreichen kann ich mein Bookings unter: https://outlook.office.com/bookings
Dort gibt es grundsätzlich 2 Optionen:
Persönliche Buchungsseite
Hier kann ich schnell und einfach die Option einrichten, dass ich Besprechungen unterschiedlicher Länge anlegen kann, ich habe hier zb Termine mit 1, 2 oder 3 Stunden. Das schaut dann zb so aus:
Dann kann ich definieren, wann freie Slots in meinem Kalender gebucht werden können (ich mache Kundentermine zb nur Di, Mi und Do)
Und auch Pufferzeiten können definiert werden:
Den Link kann ich dann zb in meiner Signatur veröffentlichen:
So schaut das dann für den Kunden aus:
Probiert es gerne aus, mit Melanie einen Termin zu buchen – Sie wird am Termin allerdings nicht teilnehmen 
Ihr könnt nur Slots auswählen, die im Kalender von Melanie zum Anzeigepunkt frei sind. Bei Buchung wird eine Besprechungsanfrage mit Euch im Kalender vom Melanie erzeugt.
Allerdings haben mir hier ein paar Kundeninformationen gefehlt, weil ich ja “nur” die Mailadresse des Kunden in der Buchung habe. Deswegen habe ich auf Variante 2 umgestellt:
Geteilte Buchungsseiten
Die Idee an den geteilten Buchungsseiten ist eigentlich, dass ich hier unterschiedliche Personen zu einem Dienst/Service/Termin zuweisen kann und der Kunde dann unabhängig von der Person sieht, wann ein freier Slot ist. Auch kann ich hier die Buchung eines Dienstes auf das eigene Unternehmen beschränken (um zb Termine bei der Betriebsärztin oder der IT buchbar zu machen)
Auf die Erstellung so einer Buchungsseite im Detail will ich hier nicht eingehen – ist an sich eh recht klar.
Die grundlegende Dienstinformation ist ähnlich wie bei meiner persönlichen Buchungsseite
Für meine Termine ist hier der Vorteil, dass ich Pflichtfelder bei der Buchung verlangen kann:
Und ich kann hier auch die Bestätigung anpassen und Erinnerungen 1 Tag vorher senden
Kleiner Pro-Tipp: Wenn in einem Dienst nur ihr selber drinnen seid, deaktiviert das Feld “Unternehmen per E-Mail benachrichtigen” – weil ihr sonst pro Buchung 2 Mails bekommt (einmal als Administrator der Buchungsseite und 1 x als gebuchter Mitarbeiter/Mitarbeiterin)
Fazit
Bookings erspart mir und meinen Kunden viel Arbeit: Kunde sieht meine Verfügbaren Zeiten in einer Live-Ansicht und kann damit intern unabhängig von mir die optimalen Termine buchen. Ich habe in meinem Kalender keine Terminblocker, damit mehr Zeit für meine Kunden. Und ich muss mich nicht mit dem Verwalten von Zeitblocker herumschlagen.
Ist Booking immer die perfekte Wahl ? Nein.
Vor Ort Termine sind damit nicht ganz so optimal buchbar, weil der Kunde die Reisezeit nicht wirklich berücksichtigen kann. Hier rede ich im Vorfeld immer mit dem Kunden und schlage ihm vor, einen 4 Stunden Termin zu buchen, obwohl wir nur 3 Stunden brauchen – oder An- und Abreise mit einer zusätzlichen Buchung mit 1 Stunde zu reservieren. Aber beides ist natürlich nicht optimal.
Auch habe ich in Bookings einige “Sicherheiten” eingebaut. 15 min Buffer vor und nach dem Meeting, keine Buchungen über die Mittagspause, keine Buchungen Montags und Freitags. Dh wenn es eng ist, wenn es ein wirklich zeitkritisches Meeting ist, habe ich dadurch in meinem Kalender noch freie Termine. Auch kann ich dann zb interne Meetings überbuchen oder verschieben.
Aber für 90% aller Buchungen ist Bookings eine richtig große Hilfe.
Und wer jetzt Angst hat, dass Kunden wahllos Termine buchen: Ich habe den Link schon richtig lange in meiner Signatur und NOCH NIE (!) hat ein Kunde ohne vorherige tel. Rücksprache einen Termin gebucht.
Würde ich auch nicht wirklich akzeptieren, weil vor dem Termin ja die kommerziellen Fragen geklärt sein müssen….
Cool, danke Christian!