Die Jüngeren werden mit dieser Überschrift nichts anfangen können – die Älteren werden sich an das original noch erinnern können: “Welches Schweinderl hätten Sie denn gern?” – Robert Lembke in der Quizshow “Was bin ich” in den 70er Jahren
Und er hat seinen Kandidaten nur 5 Schweinchen zur Auswahl gegeben – wir haben heute für die digitale Kommunikation mit mehreren Personen in O365 doch einige mehr:
- Team GruppenChat
- Teams Teambeiträge
- Privates oder öffentliches Team
- Allgemeiner Kanal
- neuer Kanal
- privater Kanal
- geteilter Kanal
- Teams – Via Engage bzw. Yammer
- social Intranet
(Von Spezialfällen wie Planner, OneNote, Kommentare in Office Dokumenten und Co sehe ich jetzt mal ab)
Und in meinen Workshops und Beratungen kommt immer wieder die Frage: Wann nehme ich was ? Welches Tool ist denn das Richtige ?
Grundsätzlich sollten im Unternehmen für diese Frage gemeinsame Kommunikationsrichtlinien erstellt werden. Aber natürlich gibt es hier eine Best Practice auf meiner Seite. Die nicht den Anspruch hat, die einzig richtige Wahrheit zu sein. Insbesonders, weil es in Teams und überhaupt Office 365 kein “Richtig” oder “Falsch” gibt – es gibt immer unterschiedliche Wege, sein Ziel zu erreichen und jeder Weg hat seine Vorteile und auch seine Nachteile.
Und grundsätzlich gelten meine Best Practices für die interne Kommunikation. In der externen Kommunikation hängt ja viel von den Tools und Prozessen des Externen ab – die ich als Partner/Lieferant nicht so gut bestimmen kann, als Kunde schon etwas mehr, aber auch nciht wirklich.
Aber wie schaut jetzt – kurz beschrieben – meine Best Practice für die oben genannten Tools aus ?
Mail ist sinnvoll in der 1:1 Kommunikation, wenn es formal wird. Also alles, was ich dokumentiert brauche und/oder nachweisen muss.
In der Kommunikation mit mehreren Personen macht Mail aus meiner Sicht nur in wenigen Fällen wirklich Sinn.
Dann, wenn es keinen Teamskanal gibt für den Empfängerkreis. Oder wir mit Externen Empfängern kommunizieren müssen, die keine andere Möglichkeit haben.
Hin und wieder sieht man auch “offizielle” Nachrichten an alle MitarbeiterInnen per Mail – das ist dann OK aus meiner Sicht, wenn es kein (social) Intranet für diese Kommunikationsart gibt.
Teams Gruppenchat
Der Teams Gruppenchat ist eine einfache und schnelle Methode zur Kommunikation mit mehreren Personen.
Aber aus 3 Gründen ist er aus meiner Sicht nur für informelle, nicht nachhaltige Kommunikation geeignet:
- Keine Kontrolle der TeilnehmerInnen
Jeder im Chat kann Personen zum Chat hinzufügen oder entfernen – so was wie den Besitzer, wie man ihn aus WhatsApp kennt, gibt es nicht - Keine “Betreffs” und daher wenig Übersichtlichkeit
- Chat hat (aus dem Privatbereich) immer noch den Touch des Unverbindlichen
Dh ein Gruppenchat ist super für schnelle, informelle Kommunikation, die eher “vergänglich” ist
Teams – privates oder öffentliches Team
aus meiner Sicht gibt es ganz ganz wenig Anwendungsbeispiele für ein öffentliches Team.
dh die Mehrzahl der Teams wird PRIVAT sein.
Ein öffentliches Team macht aus meiner Sicht nur in Communites Sinn, die sich regelmässig (virtuell) treffen und auch an gemeinsamen Dokumenten arbeiten. (wie zb die M365 Cloud Community in der ACP)
Für einen Informationsaustausch ist Yammer / Viva Engange definitiv die bessere Wahl.
Teams – Allgemeiner Kanal
Die Beiträge im allgemeine Kanal in Teams sollten in den meisten Fällen ausreichen. Hier kommt die gesamte Kommunikation in einem Projekt/einer Abteilung hinein, die bislang per Mail durchgeführt wurde.
Grundsätzlich sollte jede Unterhaltung immer zwingend einen Betreff haben (erscheint beim Klicken auf das A links unten)
damit Antworten zu dieser Unterhaltung immer darunter angeführt werden.
Mit @Person können einzelne Personen direkt adressiert werden (ersetzt die Mail an eine Person mit dem Team in CC)
Teams – zusätzlicher Kanal
Zusätzliche Kanäle sollten nur angelegt werden, wenn es NOTWENDIG ist (so wenig wie möglich, so viele wie notwendig)
Zusätzliche Kanäle sollten NIEMALS direkt nach der Teamerstellung angelegt werden!
Nur wenn ich merke, dass ein Teil des Projektes/der Abteilung beginnt, sehr spezifisch zu kommunizieren und das nicht alle im Projekt interessiert, sollten die Unterhaltungen für diesen Teil in einen neuen Kanal ausgelagert werden.
Wird zu Beginn des Teams eine Kanalstruktur angelegt, so wie früher Ordnerstrukturen angelegt wurden, führt das sehr schnell zu Unübersichtlichkeit, Unklarheiten, wo welche Kommunikation liegen soll, doppelten Unterhaltungen, die dann auseinander laufen und verwaisten Kanälen, die keiner ansieht.
Ausser einer spezifischen Unterhaltung gibt es ganz wenig Gründe für einen zusätzlichen Kanal
Teams – privater Kanal
Gibt es einen Teil der Team-Mitglieder, die Unterhaltungen führen müssen, die die anderen Teammitglieder nicht sehen DÜRFEN, sollte ein PRIVATER Kanal angelegt werden.
Wichtig ist die Frage: “BRAUCHEN die anderen das nicht sehen?” oder “DÜRFEN die anderen das nicht sehen?”
Ich sehe oft private Kanäle, die angelegt wurden, weil das die anderen nicht interessiert – hier reichte ein zusätzlicher Kanal völlig.
Im Gegensatz zu den zusätzlichen Kanälen machen private Kanäle (unter Umständen) auch Sinn, wenn es um Dokumente gibt, die nicht jeder im Team sehen darf.
Teams – geteilter Kanal
ein geteilter Kanal ist immer sinnvoll, wenn eine oder mehrere Personen nur einen Teilbereich des Projektes abdecken.
Dh wenn in einem Projekt Marketing involviert ist und das Marketing-Team nur bestimmte Infos im Projekt benötigt.
Für Spezialisten:
Nachdem technisch ein privater Kanal und ein geteilter Kanal quasi ident sind, könnte man statt einem privaten Kanal auch einen geteilten Kanal anlegen, auf den dann nicht alle Teammitglieder Zugriff haben:
Dh das untere Kästchen ist nicht aktiviert. Solange ich diesen Kanal nicht freigebe verhält er sich wie ein privater Kanal….
YAMMER / Viva Engage
ein missverstandener, völlig unterschätzter Dienst in Office 365. Einer, den viele Kunden abdrehen (wollen), weil sie den Mehrwert nicht verstanden haben.
Yammer ist der Ort, an dem ich alle Informationen austausche, die nicht zu einem Projekt/einer Abteilung gehören und die nicht zeitkritisch sind.
Der ideale Ersatz für Informations-Mailverteiler. Dh Yammer macht immer dann Sinn, wenn es eine Gruppe von Personen gibt, die das gleiche Interesse habe.
Warum Yammer und nicht ein Team ?
Für mich sind ungelesene Nachrichten in Teams zeitkritisch. Dh dort liegt meine Aufmerksamkeit, so wie früher in der Inbox.
Ich habe dort meine Projekte und mein Abteilungsteam und kann sehr fokussiert mich den einzelnen “Hüten” die ich im Unternehmen auf habe in der Reihenfolge widmen, wie ich es als notwendig sehe.
Yammer ist für mich der Ort, wo ich wichtige, aber nicht zeitkritische Informationen finde. Dh wenn es für mich zeitlich passt, klicke ich auf meine Viva Engage Integration in Teams und sehe meinen Yammerfeed mit allen Nachrichten, die seit meinem letzten Besuch in Yammer geschrieben wurden. Aus all den Interessensgebieten, die mich interessieren.
Und wenn ich Infos habe, die ich interessant finde poste ich die in der Yammer Gruppe – damit jeder, den das auch interessiert, sie dort findet.
Und im Gegensatz zu Teams sind die Yammergruppen in der Regel öffentlich und die Mitgliedschaft darin freiwillig nach Interesse.
“Aber dann lesen ja nicht alle, die die Info brauchen, meine Nachrichten ?” – Jo. Eh. Tun sie heute aber auch nicht. Weil wenn mich deine Mails an einen bestimmten Verteiler nicht interessieren, landen diese Mails eh irgendwo in einem Unterordner. Bzw, ein Teams, in das Du mich eingeladen hast, in den ausgeblendeten Teams…
Social Intranet
Das ist der richtige Ort für formelle und strukturierte Information an bestimmte Benutzergruppen.
(Habe mir erlaubt, einige Infos unseres Intranets zu “schwärzen”)
Dh hier können Abteilungsspezifische Zielgruppen angegeben werden (bei uns sind das Gesellschaften – schaut man genau, sieht man bei jedem Beitrag, welche Gesellschaft diesen sieht (AO/AIH/HOL,..)
Diese Informationen (auch wenn das heute bei uns nicht ganz so wirkt) sind formelle und verbindliche Infos für das Unternehmen – also all das, was früher Seitens Geschäftsführung/Vorstand per Mail verschickt wurde.
Und – bei uns – sind diese Informationen verpflichtend zu lesen.
Hier ist eine Moderation und eine zentral gemanagte Struktur dahinter.
In kleineren Unternehmen könnte hier auch ein unternehmensweites Team genutzt werden, wo nur definierte Personen Nachrichten schreiben dürfen.
Wie ganz oben geschrieben:
Das ist eine Sicht der Dinge. Meine Sicht. Definitiv nicht die einzig richtige Sicht.
Und solange ich der einzige im Unternehme bin, der diese Sicht der Tools hat, wird es nicht funktionieren. Weil andere Personen andere Sichten haben.
Ohne eine gemeinsame Sicht, wo welche Informationen liegen sollen, wird es nicht funktionieren.
**** Werbeeinschaltung ON ****
Wir haben in der ACP einen mittlerweile extrem gut definierten Prozess entwickelt, diese gemeinsame Sicht aus dem Unternehmen heraus zu definieren. Diese Useradoption haben wir schon bei vielen Unternehmen – teils auch sehr komplexen Unternehmen – durchführen dürfen und haben gesehen, dass es sehr gut funktioniert. Nicht nur bei Unternehmen, die O365 gerade auf der grünen Wiese einführen, sondern auch bei Unternehmen, die das bereits länger – unstrukturiert – im Einsatz haben.
**** Werbeeinschaltung OFF ****
