Channelmeetings in Teams

oder: Wie kann ich mein Team (oder Teile davon) zu einem Meeting einladen

Eine grundsätzlich einfache Frage, die aber im Detail einige Fragen aufwirft, die ich hier beantworte.

Warum Channel-Meetings ?

Insbesonders, weil Microsoft hier das Verhalten von Channel-Meetings geändert hat!

Früher wurden alle Team-Mitglieder zu dem Channel-Meeting eingeladen. Jetzt wird das Meeting nur im Kanal gepostet und nur der Meeting-Organizer hat es im Kalender.

Im ersten Moment ein Rückschritt – allerdings wird diese Änderung im zweiten Moment logisch und völlig richtig.

Wir erinnern uns an die grundsätzlichen Arbeitsweisen in Office 365 ?

Verringerung des Mailmissbrauchs, Stärkung der Eigenverantwortung des Einzelnen, Trennung der Informationskanäle, weg von dem einem PowerTool, das in Wahrheit zu viel Informationen beinhaltet.

Unter diesen Gesichtspunkten sind die Änderungen völlig logisch!

Ich habe eine Projektgruppe mit unterschiedlichen Teilnehmern. Ich lade zu einem Meeting für diese Projektgruppe ein.

Und anstatt diese Einladung per Mail an jedes Projektmitglied zu senden, erfolgt der Post als Beitrag in meinem Team-Kanal – ersichtlich für jedes Team-Mitglied, das diesen Kanal eingeblendet hat.

Und anstatt in Outlook – getrennt von meiner Projektkommunikation – überlegen zu müssen, ob ich den Termin annehme, nehme ich den Termin im Kanal an – und habe ihn dann in meinem (Outlook)Kalender.

Nehme ich ihn nicht an, werde ich trotzdem informiert, wenn das Meeting startet und ich kann spontan entscheiden, am Meeting teilzunehmen.

Nehme ich nicht teil, finde ich alle Informationen vom Meeting im Projekt-Kanal – alle Chats, alle Dokumente und die Aufzeichnung des Meetings (wenn eine gestartet wurde)

Channel Meetings im Detail

Ich kann in einem Kanal in den Unterhaltungen rechts oben eine Besprechung planen:

Will ich alle Team-Mitglieder einladen, lasse ich die erforderlichen Teilnehmer LEER !

Brauche ich in diesem Meeting von meinen Team-Mitglieder nur ein paar ausgewählte oder sind externe Personen (Kolleginnen und Kollegen, die nicht Teil dieses Meeting sind bzw. externe Personen) für das Meeting notwendig, lade ich diese bei den erforderlichen Teilnehmern ein.

Diese Einladung steht dann in der Unterhaltung des Teams, jeder im Team kann teilnehmen, aber der Termin ist nur im Kalender des Meeting-Organizers und den direkt eingeladenen Teilnehmern ersichtlich.

Jedes Teammitglied sieht im Kanal die Einladung und kann mit einem Mausklick die Details öffnen:

In den Details kann das Team-Mitglied mit “Zum Kalender hinzufügen” das Meeting einfach in den Kalender eintragen

Im Meeting ist ersichtlich, wer das Meeting in den Kalender eingetragen hat

Der Vorteil eines Channel-Meetings ist, das alle Chats, Dokumente und Aufzeichnungen des Meetings direkt im Kanal unter dem Meeting aufscheinen

Eine andere Möglichkeit ist, ein Kanal-Meeting im Kalender von Teams zu erstellen und einen Kanal dazu einzuladen – mit den gleichen Optionen

Hier kann ich (genau einen) Kanal aller meiner Teams auswählen.

Recurrend Meetings (also zb ein Meeting das jeden ersten Freitag des Monats ist) haben alle Chats gesammelt unter dem Meetingeintrag

Beispiel unser Cloud Community Call innerhalb der ACP

Noch ein paar Hinweise zu Channel-Meetings:

• Sobald die Einladung eines Channel-Meetings verschickt wurde, kann der Kanal nicht mehr geändert werden!
  Dh beim Update des Kanals muss ein neuer Meeting-Invite geschickt werden.
• Channel-Meetings funktionieren nicht in privaten Kanälen !

Fazit

Der Wunsch, die Einladung an alle Meeting-Teilnehmer zu schicken, kommt einfach aus den alten Zeiten:

“Ich kontrolliere und “bestimme” wer im Meeting dabei sein soll und ich muss das per Mail schicken, weil die Leute das sonst nicht sehen.”

Ich finde diesen Weg, den Teams in Channel-Meetings eingeht sehr gut – gebe aber zu, das es einen kleinen Nachteil hat: Wenn ich per Outlook eine Person zu einem Meeting einlade, ist der Termin als OPTIONAL im Kalender eingetragen, sobald meine Einladung in der Inbox des Users ist. (und blockiert somit für andere diesen Termin) – das passiert bei den Channel-Meetings erst, wenn der User das Meeting in den Kalender einträgt.

Aber ich will trotzdem !

Gut, wenn du trotzdem in der Lage sein willst, dein Team per Outlook-Invite einzuladen, kann der Administrator für einzelne Gruppen bzw für alle O365 Gruppen die Sichtbarkeit im Outlook-Adressbuch freischalten – dann können die Mitglieder der Gruppen im normalen Outlook-Invite eingeladen werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine O365 Gruppe in Outlook anzulegen und dann daraus ein Team zu machen.
Allerdings ist das alles NICHT zu EMPFEHLEN !
Sobald die Gruppe in Outlook sichtbar ist, ist sie im Adressbuch und kann Mails empfangen. Diese sind dann allerdings nur im Outlook sichtbar und nicht in Teams. Ja, ich kann sie von sort per Rule in den Channel des Teams moven – aber wollten wir nicht von Mails wegkommen, wenn es bessere Lösungen gibt ?
(Danke an Roman Korecky für die Details des letzten Absatzes!)