Team-Änderungen, die auch Dich betreffen

Microsoft hat kürzlich 2 Änderungen rausgerollt, die auch deine tägliche Arbeit betreffen können (und nicht sofort ersichtlich sind):

Speicherort von Meeting-Aufzeichnungen

Aufzeichnungen von Team-Meetings wurden bis jetzt in Stream abgespeichert. Das hat sich nun geändert (kann aber von Enterprise-Kunden noch bis März zurückgestellt werden)

Die Aufzeichnungen werden jetzt in OneDrive bzw. SharePoint gespeichert. Aus meiner Sicht eine sinnvolle Option, weil sie einige Vorteile hat – aber wie immer – kein Vorteil ohne Nachteil.

Zuerst mal die Frage, wo werden die Meetings nun gespeichert ?

Grundsätzlich gibt es im OneDrive einen Ordner “Aufnahmen”, wo die Aufzeichnungen liegen.

Für Channel-Meetings (also Meetings, die in einem Team-Channel erzeugt werden) liegen die Aufzeichnungen in der Team Site Dokumentenbibliothek (im Ordner Aufnahmen)

Die Frage, wo das Meeting genau gespeichert wird und wer darauf Zugriff hat, ist allerdings (leider) etwas komplizierter:

Grundsätzlich wird die Aufzeichnung im OneDrive des Users gespeichert, der die Aufzeichnung startet. Dh das muss nicht der Meeting Organizer sein.

Dieser User hat vollen Zugriff auf die Aufzeichnung.

Alle Meetingteilnehmer die im selben Tenant wie der Aufzeichner sind, bekommen Lese-Zugriff auf die Aufzeichnung.

Alle Meetingteilnehmer, die NICHT im selben Tenant sind, haben keinen Zugriff – hier muss der Aufzeichner das Video mit diesen Personen teilen.

Ausnahme:

In Ad hoc/Scheduled Meetings bekommt der Meeting-Organizer immer Edit-Rechte auf die Aufzeichnung, auch wenn ein anderer Teilnehmer auf “Aufzeichnen” geklickt hat und die Aufzeichnung damit in dessen OneDrive liegt

Die komplette Tabelle aller Optionen ist hier zu finden

Vor- und Nachteile

Vorteile

• keine Speicherplatzprobleme mehr in Stream (und die wären gekommen – mit Sicherheit)
• Einfaches Sharen der Aufzeichnung mit Externen
  Kleine Anmerkung: Wenn ich das Videofile teile, kann der Empfänger es sehr elegant im Browser streamen und muss es nicht runterladen
• aus meiner Sicht ein leichteres Handling des Videos

Nachteile

• (derzeit) keine Transcription des Meetings – daher auch keine Volltextsuche
• keine Kanäle – dafür muss ich das Video auf Stream hochladen
  Wir nutzen das zb für unsere regelmäßigen O365 Communitycalls innerhalb der ACP Gruppe
• kein Video-Editing
• Weitere Punkt, der beim Austritt eines Benutzers zu beachten ist
  (weil beim Löschen des Benutzers sein OneDrive standardmäßig gelöscht wird und die Aufzeichnungen dann weg sind)

Für die Aufbewahrungsrichtlinien von Team-Meetings hat die Microsoft einen Identifyer für diese Art von Aufzeichnungen erstellt
Hier die Details dazu

die zweite Änderung ist nicht so gravierend:

Speicherort von Mails, die an einen Team-Channel gesendet werden

Zur Wiederholung: Ich kann ja für einen Team-Kanal eine Mailadresse abrufen und dann Mails an diese Adresse senden, die dann in der Unterhaltung erscheinen

Diese Mails (und auch alle beigefügten Attachments) wurden bis jetzt in der Dokumentenbibliothek des Channels im Ordner “Email Messages” gespeichert.

Dieser Ordner kann mit der Zeit etwas unübersichtlich werden

Daher wird nun für jeden Monat ein neuer Ordner erstellt

Aus meiner Sicht nicht tragisch – wissen sollte ich es halt, damit ich meine Mails nicht vergeblich im falschen Ordner suche.

Und falls ich irgendwelche Automatismen für diese Dokumente gebaut habe, muss ich die natürlich anpassen