Produktivitätsbewertung und das Ausspionieren von Microsoft

Ausgelöst durch einen c´t Artikel geht es derzeit wieder mal rund in den heimischen Medien..

“Microsoft spioniert die Anwender aus”, “Microsoft gibt Arbeitgebern ein Werkzeug in die Hand, um Arbeitnehmer total zu überwachen” und Ähnliches ist zu lesen.

Dabei werden schon im c´t Artikel ein paar Dinge geschickt vermischt und die heimischen Blätter schreiben dann ab, ohne das es viel besser wird.

Damit ich das nicht jedem meiner Kunden einzeln erklären muß, hier mal eine kleine Darstellung, worum es wirklich geht und am Ende auch ein paar Hinweise, wie diese Dinge einfach entschärft werden können.

Wir müssen zuerst zwischen 2 Dingen unterscheiden, die Heise im Artikel erwähnt und die wenig miteinander zu tun haben (und noch 2 weiteren Dingen, die hier dazu gehören)

Workplace Analytics

Das ist ein Produkt von Microsoft, das in keinem Lizenzbundle enthalten ist und das daher ein Kunde extra kaufen muss.

Kaufen können es übrigens nur Kunden, die ein Enterprise Agreement haben, dh alle kleineren Kunden können es gar nicht erwerben.

Die Idee am Workplace Analytics ist übrigens nicht, die Arbeit oder Leistung von Mitarbeitern zu messen, sondern zu helfen, das diese produktiver werden.

(Und ich höre schon das schnaufen von Betriebsräten und Co) – Fakt ist, das dieses Tool keiner meiner Kunden lizenziert hat und die Anschaffung dieses Tools aus meiner Sicht auch ganz klar Betriebsratspflichtig ist.

Und das Workplace Analytics per default die Daten anonymisiert (https://docs.microsoft.com/en-us/workplace-analytics/privacy/data-protection-considerations )

Also wenig Streß mit dem Tool, daher gehe ich hier auch nicht weiter darauf ein.

Dagegen ist

MyAnalytics

Teil von den meisten Lizenzbundels in O365 und standardmäßig aktiviert

Hier bekommt jeder User eine Unterstützung durch eine Analyse seiner Arbeitsgewohnheiten, um seine Work/Life Balance und Arbeitsweise zu verbessern

Hier sind aus meiner Sicht schon gute Informationen drinnen, die dem reflektierten Benutzer helfen können, Arbeitsweisen zu verbessern.

Das WICHTIGSTE bei MyAnalytics ist, das diese Daten AUSSCHLIEßLICH der jeweilige Benutzer sieht und weder der Admin noch der Vorgesetzte eine Möglichkeit hat, darauf zuzugreifen!

Damit stellt dieses Tool für mich kein Problem dar (wenn es richtig an die User kommuniziert wird!)

Produktivitätsbewertung

Das sind Reports im Microsoft Admin Center, die es dort seit 6 (?) Monaten gibt (oder schon länger ?)

Diese Reports erweitern die Nutzungsreports, die es dort schon quasi immer gibt.

Die Idee an diesen Reports ist, zu sehen, wie die lizenzierten Produkte genutzt werden um hier das Optimum für das Unternehmen zu bekommen.

Diese 5 Kategorien sind die Basis der Produktivitätsbewertung:

• Welche Methoden werden zur Kommunikation genutzt
• Wie werden Besprechungen durchgeführt
• Wie arbeiten Mitarbeiter an Dokumenten zusammen
• Wie teilen Mitarbeiter Informationen
• Auf welchen Plattformen nutzen Mitarbeiter die Tools

Diese Daten helfen den Verantwortlichen besser zu verstehen, wie die O365 Tools genutzt werden und wie und ob User Adoption Programme Wirkung zeigen.

Der Ausdruck Produktivitätsbewertung ist in meinen Augen sehr unglücklich gewählt, weil diese Daten genau nichts über die Produktivität der Mitarbeiter aussagen.

Wobei die Kritik sich nicht unbedingt an diesen Auswertungen stößt, sondern an der Tatsache, das zu den einzelnen Bereichen Details zu den Benutzern analysiert werden können

Hier sieht man zb. an wie vielen Besprechungen wie lange die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen teilgenommen haben und wie viele davon mit Video bzw. Bildschirmfreigaben waren.

(Aus meiner Sicht sind keine dieser Daten ernsthaft dazu geeignet, die Produktivität eines Mitarbeiters zu messen, geschweige denn ihm oder ihr aus diesen Daten irgendeinen „Strick“ zu drehen! )

UPDATE vom 1.12.2020

Microsoft hat sehr rasch auf die Vorwürfe reagiert (und waren genau so überrascht wie ich 😉 )

Hier der Blogartikel dazu.

Kurz zusammengefasst die Änderungen, die umgesetzt werden:

• Die Einzelauflistung der Benutzer wird entfernt, es werden nur noch die aggregierten Daten angezeigt. Weil es ja nie Ziel war, diese Daten zur Produktivitäsbewertung eines einzelnen Mitarbeiters heranzuziehen
• Es wird im Wording genauer herausgearbeitet, das dieser Score die Nutzung von Technologie im Unternehmen aufzeigen soll und nicht die Einzelproduktivität der Mitarbeiter.

Verwendungsberichte

Was es immer schon in O365 gibt, sind ausführliche Verwendungsberichte im Admin Center

und auch hier gibt es die Möglichkeit, die Daten im Detail zu analysieren

Kommen wir jetzt aber zu den spannenden Fragen:

Wer kann diese Daten sehen ?

Wie schon geschrieben, können die Auswertungen von MyAnalytics nur von der betroffenen Person eingesehen werden.

Die Auswertungen der Produktivitätsbewertung und der Nutzungsanalyse können von Personen mit folgenden Rollen eingesehen werden:

• Global admin
• Exchange admins
• SharePoint admin
• Skype for Business admin
• Global Reader
• Reports Reader
• Teams Service Administrator
• Teams Communications Administrator

Dh standardmäßig hat das Management keinen Zugriff auf diese Reports. Natürlich kann der Admin dem Management eine dieser Rollen geben (leicht zu überprüfen übrigens im Microsoft Admin Center unter Rollen und einem Export der Admin Liste) bzw. dem Management diese Daten per Export zur Verfügung stellen.

Kann ich diese Daten anonymisieren ?

Eine gute Frage – eine Anonymisierung der Userdaten erlaubt weiterhin die Übersicht, welche Dienste wie viel genutzt werden, verhindert aber Rückschlüsse auf den einzelnen Benutzer.

Und ja, das ist vorgesehen und einfach möglich:

In den Einstellungen der Organisation im Microsoft Admin Center unter Berichte können die Daten anonymisiert werden für alle Berichte.

Dort kann übrigens der Productivity-Score auch komplett ausgeschalten werden (würde ich nicht empfehlen!)

Das Setting wirkt sofort und schaut dann so aus:

Damit werden weder in der Produktivitätsbewertung noch in den Nutzungsberichten userbezogene Details angezeigt.

Achtung, zur Vollständigkeit:

Der Administrator hat natürlich Zugriff auf die LogFiles im AzureAD und in Office 365, die die Einzelaktivitäten in der Cloud aller User speichert. Dort werden die Usernamen durch diese Einstellung NICHT anonymisiert.

Allerdings stellt das aus meiner Sicht kein Problem dar, da die Nutzung solcher Logfiles ja schon vorher im Unternehmen definiert sein musste, da ähnliche LogFiles in nahezu jedem IT System (Mailserver, Windows Server, Client, Firewall, Proxy, …) generiert werden und O365 hier keine Besonderheit darstellt.

Vorschlag für den Betriebsrat:

Es gibt in Office 365 die Rolle des „Globalen Readers“ – damit haben Sie Zugriff auf nahezu alle Einstellungen in O365 (natürlich – wie der Name schon sagt – lesenderweise) Und haben somit eine einfache Möglichkeit, diese Einstellungen jederzeit überprüfen zu können – falls hier Misstrauen herrscht…

Fazit

Aus meiner Sicht ein sehr tendentiös geschriebener Artikel von Heise – wie so oft. Generiert viele Hits, wird weiterverbreitet und sorgt für viel Traffic.

Der Artikel ist nicht falsch und das Thema ist sicher eines, das beachtet werden muss (und in allen meinen Workshops auch Beachtung findet), aber die Art der Formulierung ist halt in meinen Augen grenzwertig.

Auch die Darstellung, das Microsoft als Datenbetreiber User “ausspioniert” ist in meinen Augen nicht richtig.

Microsoft speichert als Datenverarbeiter die Nutzungsdaten so, wie diese auch onPrem gespeichert werden – seit dem ich in der IT bin (und wahrscheinlich schon länger)

Die Kontrolle über diese Daten ist allerdings in O365 wesentlich besser als sie onPrem jemals sein wird.