Wann ist es sinnvoll Teams bzw. Kanäle anzulegen?

Eine Frage, die ich in meinen Workshops sehr oft bekomme.

Gerade wieder ist eine Mail eine Kunden eingetroffen – und bevor ich das jetzt nur ihm zurück schreibe, mache ich doch einen Blogartikel draus

Für die Zusammenarbeit mit Anderen stehen aus meiner Sicht folgenden Werkzeuge in Office 365 zur Verfügung:
(Mail mal ausgenommen)

• Teilen von Dokumenten/Ordnern
  bevorzugt in einer SharePoint Dokumentenbibliothek, aber auch aus dem persönlichen OneDrive
• Chatgruppe in Teams
• Allgemein Kanal in Teams
• weitere Kanäle in Teams
• private Kanäle in Teams
• Yammer

Jedes Werkzeug hat seine Vorteile und seine Nachteile, hier gibt es kein Richtig oder Falsch.

Daher hier keine “Empfehlung” sondern mehr ein paar Überlegungen zu den einzelnen Werkzeugen:

Teilen von Dokumenten und Ordnern

Aus meiner Sicht ideal, wenn die beteiligten Personen wirklich nur das oder die Dokumente begutachten sollen und es sonst wenig Kommunikation und Tasks dazu gibt.

Zb wenn ich ein Angebot entwerfe, dann teile ich den Word-Entwurf mit unserem Leiter der Technik, damit er das Angebot prüfen kann.

Das Teilen funktioniert auch sehr gut mit Externen, die nicht wirklich Computer-Affin sind (und die mit Teams ev. überfordert wären)

Nachteil dieser Methode ist, das die Kommunikation meistens weiter über Mail läuft.

Chatgruppe in Teams

Die Chatgruppe in Teams ist optimal, wenn es hauptsächlich um den Austausch von schnellen Informationen geht und weniger um die Zusammenarbeit an Dokumenten und Aufgaben.

Wie erstelle ich eine Chatgruppe ?
Einfach im Chat mit einer Person mit dem Icon rechts weitere Personen hinzufügen oder oben mehrere Personen eingeben

Dann erscheint links ein Pfeil

und ich kann einen Gruppennamen vergeben

Wir haben das zb in Corona Zeiten für eine Kaffeerunde verwendet, auch Fragen wie “Wo gehen wir heute Mittag Essen”  oder andere wichtige Dinge lassen sich damit gut erledigen.

Ich kann in einer Chatgruppe auch Dokumente austauschen – vom Gefühl her ist das gut für das schnelle Schicken von Dokumenten, aber eine echte Zusammenarbeit sollte eher in einem Team erfolgen.

Teams und Kanäle

Wir wissen ja, das es in einem Team grundsätzlich keine Berechtigungen gibt.

Dh ein Team macht immer dann Sinn, wenn eine Gruppe von Personen gemeinsam an einem Ziel arbeitet.

In dem Moment, wo ich unterschiedliche Personengruppen habe, brauche ich unterschiedliche Teams !

Wann mache ich einen Kanal und vor allem wann mache ich einen privaten Kanal ?

Für beides (und für die privaten Kanäle noch mehr) gilt:

So viele wie unbedingt notwendig, so wenig wie möglich

Ich  sehe immer wieder, das – analog zu früheren Filesystemstrukturen oder dem Projektplan – Kanäle angelegt werden bei der Erstellung des Teams

Die Erfahrung zeigt, das hier oft 2 Dinge passieren:

• Die Nutzer verstehen die Struktur nicht wirklich und legen Dinge unterschiedlich ab
• Kanäle verwaisen….

In der Dokumentenbibliothek eines Kanals kann ich ja für die Ablage von Dokumenten weiterhin Ordnerstrukturen anlegen (auch hier ist die Empfehlung, so flach wie möglich)

Wann machen Kanäle Sinn ?
(Beispiele)

• Ich habe ein Team mit Kundenprojekten, wo ich für jedes Projekt einen Kanal anlege
  Macht Sinn weil ich Projekte, die abgeschlossen sind, ausblenden kann
• Ich habe in einem Abteilungsteam mehrere “Subabteilungen “, die viel miteinander kommunizieren und die Unterhaltung “vollgemüllt” wird
• Ich brauche Notifizierungen für unterschiedliche Personengruppen (würde auch über Tagging gehen)
  Dann kann ich im Kanal mit @Kanal nur diesen Kanal notifizieren und Teammitglieder, die den Kanal AUSGEBLENDET haben, bekommen die Notifizierung nicht mehr

Dh grundsätzlich empfehle ich, eher ohne vorgefertigte Kanalstrukturen anzufangen und Kanäle anzulegen, wenn es notwendig ist.

(Gilt natürlich nicht für alle Teams…)

Wann machen PRIVATE Kanäle Sinn ?

• Wenn ein Teil des Teams Informationen NICHT SEHEN DARF !
• Oft höre ich als Argument:
  “Ich mach einen privaten Kanal, weil die das nicht sehen brauchen.” – meine Frage ist dann immer: “BRAUCHEN die es nicht sehen oder DÜRFEN sie es nicht sehen ?”
  Und sehr oft ist nach einigem Nachdenken dann die Antwort “Naja, sehen DÜRFEN sie es schon, brauchen tun sie es nicht”
  Dann empfehle ich einen normalen Kanal.
• Wo nutzen meine Kunde private Kanäle ?
  In einem Projekt-Team gibt es oft einen Projektleitungskanal, der privat ist. Weil dort oft Budgets und anderes besprochen wird
  Eine HR-Abteilung hat im HR-Team einen Recruting Kanal, der privat ist, weil nur die Recruting-MA die Infos der neuen Bewerber lesen sollen

Achtung:

• Es gibt ein Limit von 30 privaten Kanälen pro Team
• jeder private Channel kann maximal 250 Mitglieder haben
• Zur Sicherheit: Nur Mitglieder des Teams können Mitglieder eines privaten Kanals sein !
• Folgende Tabs funktionieren NICHT im privaten Kanal: Stream, Planner, Forms
  (Natürlich kann ich einen Stream-Kanal einblenden und ein Formular..)
• Und der private Kanal hat eine eigene SharePoint Site und damit eine eigene Dokumentenbibliothek – Vorsicht beim Syncen

Yammer

Yammergruppen sind aus meiner Sicht der optimale Ort für Communities

Dort kann ich wesentlich besser als in Teams Links sharen, über Topics diskutieren usw. Der Vorteil, das außerhalb von Teams zu machen ist eine bewusste Teilung von Informationen.

Teams ist der Ort, wo ich meine Projekte habe (und Informationen sehr zeitnah lesen sollte)

Yammer ist der Ort, wo ich Neuigkeiten lese, Wissen sammle und teile – und weiß, das ich diese Informationen nicht unbedingt zeitnah lesen muss….

Wichtig ist, das es im Unternehmen Richtlinien oder Empfehlungen gibt, wie die Kommunikationswerkzeuge in Office 365 genutzt werden sollen, damit alle Benutzer die gleiche Erwartungshaltung haben.

Und das ihr die Werkzeuge ausprobiert in den unterschiedlichen Situationen und Erfahrungen sammelt – was für mich gut ist, muss nicht für Dich gut sein – Ausprobieren, keine Angst vorm Scheitern haben, viel Reden miteinander…