Wie ist das mit Teams, Teammitgliedern, Einladungen zu Videokonferenzen und so ?

Die recht explosionsartige Verbreitung von Teams (und die oft fehlende Begleitung dazu) führt zu Fragen, die für viele “alte” Teams-Benutzer unverständlich sind.

Mir zeigen diese Fragen aber, das Teams zwar einfach zu benutzen ist, es trotzdem wichtig ist, die Hintergründe ein wenig besser zu verstehen.

Daher hier eine Erklärung von den Team Basics in Bezug auf Benutzer, Gäste, Einladungen und Co.

Office 365 Gruppe

Hinter jedem Team steht eine Office 365 Gruppe.

Diese Office 365 Gruppe ist die “technische” Verwaltung der Personen in einem Team.

Hier gibt es 3 Rollen:

• Besitzer
  Besitzer dürfen Einstellungen der Gruppe und des Teams verändern. In privaten Teams dürfen Besitzer andere Personen einladen.
• Mitglieder
  Nehmen an dieser Office 365 Gruppe teil
• Gäste
  Sind wie Mitglieder, nur sind sie nicht Teil des Unternehmens (technisch korrekt: des Tenants, also der abgeschlossenen O365 Umgebung) sondern von anderen Unternehmen

Teams ist nicht die einzige Applikation, die Office 365 Gruppen nutzt. Folgende Applikationen nutzen ebenfalls zur Benutzerverwaltung Office 365 Gruppen:

Outlook, SharePoint, Yammer, Stream, StaffHub, Planner, PowerBi, Roadmap

(Kein Problem, wenn Du nicht alle Applikationen der Liste kennst   )

WICHTIG

Diese Applikationen nutzen sehr oft DIE SELBE Office 365 Gruppe.

Dh wenn ich in einem Team einen Planner anlege, ist die Basis dafür die SELBE Gruppe.

Entferne ich im Planner Mitglieder, sind diese auch in Teams entfernt.

Füge ich im Planner Mitglieder hinzu, haben diese auch Zugriff auf das Team.

AUCH WICHTIG

Innerhalb dieser oben genannten Applikationen gibt es (bis auf ein paar Ausnahmen, die ich unten behandle) KEINE Berechtigungen !

Dh ich kann den Zugriff generell nicht einschränken – per Design.

Die Idee dahinter von Microsoft ist, das Personen in einer Gruppe gleichberechtigt zusammen arbeiten.

Teams – Videokonferenzen

Eine Frage, die ich in den letzten Tagen öfter bekommen habe:

“Wie füge ich Personen einem Team hinzu, damit ich diese dann zu einer Videokonferenz einladen kann ?”

Um an einer Videokonferenz teilzunehmen, müssen die Teilnehmer nicht Teil eines Teams sein.

Wenn Du in Outlook oder im Teamkalender eine Besprechung zu einem Team-Meeting machst, hast du dann im Kalendereintrag einen Link:

Jede Person, der du diesen Link schickst (per Brieftaube, SMS, Mail, Fax oder wie auch immer) kann am Meeting teilnehmen – ohne Login, ohne Teams, einfach per Web mit dem Link.

TEAMS – Kanäle

Ein Kanal in Teams hilft mir, die Kommunikation der Team-Mitglieder aufzuteilen.

Erzeuge ich einen Kanal, sind automatisch ALLE Mitglieder des Teams Mitglied des Kanals.

Ausnahme sind private Kanäle, hier kann ich AUS DEN PERSONEN, die TEIL des Teams sind, die auswählen, die diesen Kanal nutzen dürfen.

Ich kann keine Personen einem Kanal hinzufügen, die nicht Teil des Teams (und damit der Office 365 Gruppe) sind ! Auch nicht in einem privaten Kanal.

Empfehlungen zu Kanälen:

• So wenig wie möglich, so viel wie notwendig!
• Bitte keine Kanal-Struktur analog zu Orderstrukturen aufbauen !
  Kanäle verwaisen mit der Zeit und Inhalte sind schwerer zu finden
• So wenig private Kanäle wie möglich, nur so viele wie unbedingt notwendig !
  Private Kanäle haben Einschränkungen (zb kein Planner), sind mengenmäßig pro Team beschränkt,…

TEAMS – spezielle Berechtigungen des Besitzers

Der Besitzer hat in Teams einige spezielle Berechtigungen.

Auf den ersten Blick wirken die beiden Menüs des Besitzers (links) und des Mitglieds (rechts) beim Klick auf die drei Punkte neben dem Team-Namen sehr ähnlich:

Beim Besitzer fehlt “Team verlassen”

Beim Mitglied der Punkt “Team bearbeiten”  – hier kann der Besitzer den Namen des Teams und den Datenschutz (öffentlich, privat) ändern

Der offensichtlichste Unterschied ist aber beim “Team verwalten” zu finden. Hier fehlt beim Mitglied und Gast der Punkt “Einstellungen”

Und hier kann der Besitzer einige Dinge den Mitgliedern und Gästen verbieten