Spielregeln gehören zu jeder Form der Kommunikation dazu. Für unsere “alten” Kommunikationswege sind diese Spielregeln für alle selbstverständlich, für Chat und Videoconferencing nicht unbedingt.
Ich arbeite schon richtig lange mit diesen Tools und für mich haben sich folgende “Verhaltensregeln” als recht brauchbar herausgestellt:
Status pflegen
Der Status in Teams gibt mir eine ungefähre Idee, wie und ob ich meinen Chatpartner erreichen kann.
Teams versucht, den Status basierend auf meinem Kalender und meinem Verhalten am PC automatisch zu setzen – wenn ich zB einen Termin im Kalender habe, ist mein Status Rot oder wenn ich längere Zeit nichts am PC tippe, bin ich Gelb
Ich kann diesen Status auch selbstständig setzen im Teams Client.
Was der Status NICHT bedeutet ist, das ich
- bei GRÜN verfügbar und frei bin und sofort antworten kann
(ich kann ja gerade sehr konzentriert an einem Dokument arbeiten oder mit jemanden ein Gespräch führen) - bei ROT nicht erreichbar bin
(in einem großen Meeting könnte ich chatten oder ich könnte einen Block-Termin im Kalender haben und verfügbar sein) - bei GELB nicht arbeite
(Wenn ich am Handy telefoniere, mit einer Kollegin/einem Kollegen rede, ein Papierdokument lese usw. kann es licht vorkommen, das ich länger nicht am Computer tippe) - Der einzige Status, der Auswirkungen direkt zeigt ist der Status “Nicht stören” – hier können mich nur vorher definierte Personen anchatten – sehr praktisch, wenn ich ZB Präsentationen halte.
Und der Status zeigt schon gar nicht, ob ich arbeite oder nicht (was bei manchen Kunden manchmal zur Diskussion steht, ob der Vorgesetze die Mitarbeiter damit überwachen kann)
Eine Statusmeldung ist hilfreich, um meinen Kolleginnen und Kollegen nähere Infos zu geben über meine Verfügbarkeit bzw. meinen Standort
Wobei ich zugeben muss, das ich das nicht wirklich nutze – nicht weil ich es für unbrauchbar halte, sondern weil ich schlicht und ergreifend darauf vergesse…
Kontaktaufbau
Möchte ich mit einer Kollegin/einem Kollegen Kontakt aufnehmen, greife ich nicht zum Telefon. Ich schaue zuerst in Teams nach dem Status und “pinge” die Kollegin/den Kollegen an, wenn er online ist und nicht auf “Nicht stören”
Anpingen bedeutet, ich schreibe sie mit einer kurzen Nachricht (bei uns Freaks oft “Ping”, es funktioniert aber auch “Hallo” oder Ähnliches) an.
Die kurze Nachricht bedeutet: “Du, ich würde gerne mit Dir kommunizieren, hast Du Zeit ?”
Bitte nicht gleich die ganze Anfrage reinschreiben (“Große Katastrophe, wir haben 3 Coronafälle im Büro!”) weil ich ja nicht weiß, wer gerade am anderen Ende am Bildschirm mitliest
Erstantwort – eine der wichtigsten Regeln !
Werde ich angepingt und ich habe KEINE Zeit, dann antworte ich NICHT !
Das bedeutet nicht, das ich böse bin, das Du was falsches gesagt hast, ich gerade bei einer anderen Firma zum Vorstellungsgespräch bin oder ähnliche Katastrophen! Es bedeutet einfach: Ich hab jetzt keine Zeit!
Ich hebe ja, wenn ich zB in einem Meeting bin oder konzentriert an einer Aufgabe arbeite, auch nicht am Telefon ab um zu sagen “Du, ich hab jetzt keine Zeit”
Wahl des Kommunikationskanals
Schreibt mein Gegenüber zurück, dann mache ich mir mit ihm/ihr die Wahl des Kommunikationskanals aus:
- Wollen/können wir kurz (über Teams) telefonieren ?
- Chatten wir nur ?
- Rufst Du mich kurz am Handy an, weil ich weg muss ?
- Oder bist du im Büro und treffen wir uns auf einen Kaffee ? (Weil ich immer noch gerne persönlich rede mit Menschen)
Warum ich nicht gleich anrufe ? Weil ich beim Telefon die Verfügbarkeit nicht wirklich abfragen kann und mir die oben beschriebene Vorgehensweise viele Mailbox-Anrufe spart
Vorteile von Chat
So gern ich persönlich mit Menschen rede oder über das Telefon, der Chat hat für mich einige Vorteile:
- Chat ist nicht zeitkritisch
dh im Gegensatz zum Gespräch kann es bei einem Chat ruhig auch längere Pausen zwischen den Antworten geben
Auch kann ich im Chat meine Antwort besser überlegen und ev. noch ausbessern, bevor ich sie wegschicke - Chat ist eine neue Gesprächsebene
Dh Chat funktioniert auch, wenn ich nebenbei in einem Gespräch bin – zb in einem Kundengespräch, wo ich per Chat einer Expertin eine Spezialfrage stelle oder wenn ich am Telefon bin und zb der Empfang mir sagen möchte, das mein Besuch da ist - Chat ist dokumentiert
Dh ich kann später noch nachlesen, was wir besprochen haben
Video in 1:1 Chats oder Videokonferenzen
Leider ist es bei uns noch eher unüblich, in Konferenzen oder gar in 1:1 Chats das Video einzuschalten.
Ich mache das mittlerweile immer. Ich sehe dabei 2 wesentliche Vorteile:
- Einerseits wird im Gespräch wesentlich mehr Information mitgeliefert. Unsere Mimik liefert unbewusst viel Information zu dem Gesagten und bereichert ein Gespräch enorm
- Andererseits merke ich in 1:Many Konferenzen, das ich wesentlich aufmerksamer bin, wenn meine Videokamera eingeschalten ist. Ohne Video schweift meine Aufmerksamkeit wesentlich leichter ab
Die Möglichkeit in Teams, den Hintergrund weichzuzeichnen (siehe meinen letzten Blogartikel ) hilft besonders im HomeOffice. (Ich hatte einmal einen Call mit einem Hersteller, wo ein Teilnehmer zu Hause im Schlafzimmer und der andere in seiner Küche zu Hause gesessen ist, was beides keinen wirklich professionellen Eindruck hinterlassen hat…)
Wichtig ist, das möglichst alle Teilnehmer die selben Regeln befolgen. Dh bitte darüber sprechen und gemeinsame Regeln aufstellen.
Grundsätzlich sollte es im Unternehmen auch Regeln geben, wann welches Tool verwendet wird – dh wann mache ich ein persönliches Gespräch, wann schicke ich eine Mail, wann telefoniere ich, wann chatte ich, wann schreibe ich was in Teams oder wann in Yammer. Diese Regeln sollten nicht von der Geschäftsführung vorgegeben werden, sondern von den Mitarbeitern erarbeitet werden – ein Prozess, den ich in den letzten 2 Jahren bei vielen Kunden begleiten durfte und der immer wieder sehr spannend ist.
