Mein erstes virtuelles Meeting mit Microsoft Teams

Nicht alle Dinge, die für viele von uns selbstverständlich sind, sind für jeden ebenfalls so klar. Ich mache zB Videokonferenzen schon gefühlt seit 20 Jahren und daher ist die Situation derzeit für mich keine große Umstellung.

Ich habe allerdings in den letzten Tagen sehr stark gemerkt, das das für alle selbstverständlich ist, daher hier eine kleine Anleitung, wie ein virtuelles Meeting mit Teams aussehen kann.

Aufsetzen eines Team-Meetings

Wenn alles korrekt installiert und konfiguriert wurde, ist das Aufsetzen eines virtuellen Team-Meetings fast genauso einfach wie das Aussenden eines Termins:

In der Besprechungsanfrage in Outlook sollte in der Taskleiste der Punkt “Teams-Besprechung” vorhanden sein – mit dem wandelt sich das Meeting in eine Video-Konferenz

Diese Einladung kann ich nicht nur an Kolleginnen und Kollegen innerhalb der Firma schicken, sondern auch an Externe Personen.

Die externen Personen benötigen nur einen modernen Browser (Google Chrome, Microsoft Edge) um an der Konferenz mit Audio und Video teilzunehmen – es muss nichts installiert werden.

Hinweis 1:

Natürlich benötigt der Teilnehmer Lautsprecher/Headset und ein Mikrophon um die Konferenz zu hören und reden zu können (ja, ich wurde schon gefragt…)

Hinweis 2:

Auf mobilen Geräten (Android, iOS) muß die Teams App installiert werden für die Teilnahme an einer Videokonferenz, es wird aber weder eine Team Lizenz benötigt noch ein O365 Account.

Natürlich kann ich die Besprechung auch direkt in Teams im Kalender erstellen – sie landet dann ebenfalls als Meeting in meinem Outlook Kalender

Besprechungsoptionen

Der Meeting-Organizer kann ein paar (Paar) Besprechungsoptionen setzen:

Die erste Option “Wer kann den Wartebereich umgehen” konfiguriert, ob externe Teilnehmer des Meetings sofort in das Meeting einsteigen können oder von einem internen Teilnehmer in den Besprechungsraum “eingeladen” werden müssen.

Nachdem diese Vorgehensweise auch bei “echten” Meetings üblich ist, das externe Teilnehmer in den Meetingraum geführt werden und nicht einfach so “reinplatzen” können, empfehle ich dieses Setting auf “Personen in meiner Organisation” zu lassen

Die zweite Option “Wer kann präsentieren” legt die Rollen der Teilnehmer fest

In einem “normalen” Meeting ist die Einstellung “Jeder” eine gute Wahl – so können auch Gäste ihren Bildschirm mit allen anderen teilen. Bei Schulungen und Präsentationen macht es Sinn, diese Einstellung zu ändern.

Dh für normale Besprechungen sind die Standardeinstellungen sehr gut vorkonfiguriert und brauchen nicht verändert werden.

Das Meeting starten

Das Meeting kann dann sehr einfach entweder aus dem Outlook-Termin oder direkt im Teams Client gestartet werden

Bevor ich an dem Meeting teilnehme kann ich noch einige Optionen festlegen:

Ich kann mein Video ein- bzw. ausschalten. Kleiner Tipp: Ein Meeting mit aktiviertem Video ist wesentlich informativer als ohne.

Möchte ich – weil ich ja im HomeOffice sitze – nicht unbedingt, das jeder meine Wohnung sieht, kann ich mit der mittleren Option

meinen Hintergrund weichzeichnen

Das schützt auch vor Ablenkung durch andere Familienmitglieder, die vielleicht nicht mitbekommen, das hier eine Videokonferenz läuft. (Obwohl ich euch meine Frau schon gerne gezeigt hätte )

Mittlerweile sind auch eigene Hintergründe möglich. Details hier.

Und ich kann auch das Mikrophon ein/ausschalten und meine Audiogeräte konfigurieren

Im Meeting selber habe ich folgende Optionen:

damit kann ich mein Video und Audio ein- und ausschalten

hier kann ich mit den Teilnehmern chatten (auch gut um Links oder Ähnliches zu übermitteln), weitere Teilnehmer einladen bzw. sehen, wer aller im Meeting ist und meine Teilnahme beenden.

Inhalte teilen

damit kann ich Inhalte von meinem PC mit den anderen Meeting-Teilnehmern teilen

Angeboten werden mir hier alle meine Bildschirme, die laufenden Programme, meine letzten PowerPoint-Dateien und das Whiteboard

Teile ich meinen ganzen Bildschirm wird dieser rot umrandet und ich habe am oberen Rand folgende Optionen:

Ich kann die Steuerung an andere Meeting-Teilnehmer übergeben. Diese können dann auf meinem PC arbeiten

Ich sehe meinen Mauszeiger mit meinem Bild und den Mauszeiger des Teilnehmers, der die Kontrolle hat

Natürlich kann ich jederzeit die Steuerung wieder wegnehmen

ist eine relativ neue Option – damit kann ich den Ton meines Rechners in die Konferenz übertragen. Hilfreich wenn ich zb ein Video abspiele.

Mit “Präsentation beenden” beende ich die Freigabe.

Whiteboard

Das Microsoft Whiteboard ist eine richtig coole Applikation, die ein Whiteboard ersetzt

Dh damit können alle Meetingteilnehmer auf einer weißen Wand zeichnen und malen

Whiteboards können gespeichert werden und nachträglich weiter bearbeitet werden – dh ich kann das Whiteboard im nächsten Meeting wieder verwenden.

Wenn ich einen Surface Hub im Unternehmen habe, nutzt der die selbe Applikation wie der PC – dh ich kann das Whiteboard von dort lokal bearbeiten.

Aufzeichnen und weitere Funktionen

hinter den 3 Punkten verbergen sich noch ein paar Funktionen, die zum Großteil selbsterklärend sind

Aufzeichnung beginnen erlaubt mir, das Meeting aufzuzeichnen.

ACHTUNG: Bitte vor der Aufzeichnung alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer fragen, ob es OK ist, das es aufgezeichnet wird. Es wird auch jeder Teilnehmer sehr prominent informiert, das eine Aufzeichnung gestartet wurde – dh das kann nicht unbemerkt erfolgen.

Die Aufzeichnungen sind dann in Microsoft Stream (dazu irgendwann mehr) gespeichert

Zum Schluss noch ein paar Hinweise, Tipps und Tricks

• Video einschalten
  Wie oben schon erwähnt: Video macht ein Meeting lebendiger. Ich merke bei mir selber, das ich in einem Meeting auch wesentlich aufmerksamer bin, wenn ich mein Video eingeschalten habe und mich schwerer ablenken lasse.
• Audio muten, wenn Nebengeräusche im Raum sind
  Wer HomeOffice mit Kinderbetreuung verbinden muss, könnte ev. darunter leiden, das es im Raum “Nebengeräusche” gibt Hier kann mit einem Tastendruck das Mikrophon ausgeschalten werden, um die anderen Meetingteilnehmer nicht zu stören
• Kein Mikrophon am Heimrechner und keine Kamera ?
  Einfach vom Handy aus teilnehmen – funktioniert auch recht gut. Ich kann auch sowohl am PC und am Handy am selben Meeting teilnehmen und somit Audio und Video übers Handy machen und den Rest am PC
• virtuelle Meetings erfordern etwas mehr Meetingdisziplin
  Dh heiße Diskussionen, ins Wort fallen und Ähnliches funktioniert nicht so gut wie im echten Leben
• und zu guter Letzt
  Echte Meetings haben in der Regel mehr Qualität – das ist klar
  Aber virtuelle Meetings funktionieren trotzdem besser als erwartet

Unterschied Live Event und Live Meeting

Eine Frage, die mich die letzten Tage öfter erreicht hat, war, was der Unterschied zwischen einem Live-Event und einem Live-Meeting ist.

Live-Event:
Mache ich, wenn ich einen oder mehrere Sprecher habe und viele Zuhörer. Die Zuhörer sind weitgehend „passiv“, können aber über die Q&A Funktion Fragen stellen.
Ist vergleichbar mit einer Veranstaltung, wo ein Sprecher auf der Bühne steht und einen Vortrag hält.

Live-Meeting:
Mache ich, wenn eine Gruppe von Personen zusammenkommt, um über Themen zu reden. Die Personen sind weitgehend AKTIV im Meeting, dh alle Teilnehmer (oder halt viele) bringen Punkte ein, reden bei Themen mit und können im Bedarfsfall auch etwas präsentieren.
Ist vergleichbar mit einem Meeting in einem Meetingraum, wo alle um einen Tisch herumsitzen

Im Live-Meeting kann ich mittlerweile die Rollen der Teilnehmer definieren (nachlesbar hier ), dh im kleineren Rahmen kann ich auch einen Event über das Live-Meeting abwickeln, allerdings können die Teilnehmer hier auch Video und Audio sharen

Eine genaue Gegenüberstellung auch der technischen Limitierungen finden Sie hier