Shared Mailboxen kostenpflichtig in O365 ?

Nein, keine Angst. Grundsätzlich sind shared Mailboxen und auch Ressourcenmailboxen in Office 365 weiterhin kostenlos und unbegrenzt anlegbar.

Ich sehe aber in meinen Beratungen immer wieder Gründe und Einsatzszenarien, die auch für Shared Mailboxen eine Lizenz benötigen. Und wie immer in Projekten ist es gut, diese möglichen Szenarien VOR Projektstart zu kennen

Folgende 3 Szenarien können eine Lizenz benötigen:

1) Shared Mailbox ist größer als 50 GB

Eine Shared Mailbox hat eine Begrenzung von 50 GB.  Wird in der Shared Mailbox mehr Speicher benötigt, muss ich ihr eine Exchange Plan 2 Lizenz zuweisen.

Damit habe ich dann 100 GB Speicher und ein (nicht mehr) unlimitiertes Archiv.

Dieses Szenario bedeutet meist wenig Mehrkosten, da aus meiner Erfahrung nur wenige Shared Mailboxen davon betroffen sind

2) Litigation Hold Anforderung an Shared Mailboxen

Hat ein Unternehmen die Anforderung, Daten länger als die Standard-Aufbewahrungszeiten von Exchange aufzubewahren, ist Litigation Hold in Exchange eine sehr gute Alternative (und aus meiner Sicht wesentlich besser als jede Backup-Lösung)

Litigation Hold benötigt Exchange Plan 2 und ist in der beliebtesten Lizenz O365 E3 enthalten. Woran in vielen Projekten bei der Lizenzplanung NICHT gedacht wird, sind eben Shared Mailboxen.

Brauche ich auch bei Shared Mailboxen eine garantierte Datenaufbewahrungszeit, dann MUSS ich diesen Mailboxen eine Exchange Plan 2 Lizenz zuweisen. Nur damit kann ich Litigation Hold konfigurieren.

Und das kann dann schon ins Geld gehen, besonders wenn diese Kosten vorab nicht geplant waren.

3) Zugriff auf Shared Mailbox mit Username und Password

der dritte Grund hat sich erst kürzlich durch eine Kundenanfrage ergeben.

Die Frage war:
“Ich kann ja technisch auf eine shared Mailbox mit Username und PW zugreifen. Meine Benutzer nutzen dies auf ihren mobilen Geräten, um die shared Mailbox auch unterwegs abrufen zu können. Ist das lizenzkonform ?”

Aus dem Bauch war meine Antwort: “Solange der zugreifende User eine Exchange Online Lizenz hat, denke ich ja”, die Erfahrung lehrt mir aber, das das Bauchgefühl nicht immer regelkonform ist.

Die offizielle Antwort von Microsoft war wie folgt:

Mit einer Nutzer-AL für Exchange Online kann der lizenzierte Nutzer auf seine eigenen Postfächer zugreifen und zusätzlich auf freigegebene Postfächer und Ressourcenpostfächer. Für diese gemeinsam genutzten Postfächer werden also keine Lizenzen benötigt. Dies gilt für freigegebene Postfächer, auf die der Nutzer über Delegation Access zugreift. Werden für das Postfach eigene Anmeldedaten erstellt und der Zugriff erfolgt nicht mehr über Delegation, muss dem Postfach eine eigene Lizenz zugewiesen werden, da ein solches Postfach nicht mehr als freigegebenes Postfach gilt.

Auf der Seite Häufig gestellte Fragen zur Exchange-Lizenzierung findet man hierzu die folgenden Informationen:

Sind für freigegebene Postfächer Abonnements erforderlich?

Nein. Für freigegebene Postfächer sind keine Anmeldeinformationen erforderlich, sodass nur von lizenzierten Benutzern darauf zugegriffen werden kann, denen Stellvertretungszugriff gewährt wurde (Vollzugriff auf das Postfach, „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“).

Freigegebene Postfächer enthalten kein persönliches Archiv und keine Funktionen zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Wenn Sie diese Funktionen benötigen, müssen Sie Exchange Online Plan 1 oder Plan 2 erwerben und dem freigegebenen Postfach zuweisen.

Die Anzahl freigegebener Postfächer ist unbeschränkt. Die Postfachgröße ist auf 50 GB begrenzt. Wenn Sie ein freigegebenes Postfach mit mehr als 50 GB benötigen, müssen Sie ihm eine Exchange Online Plan 2-Lizenz zuweisen.

Für den oben beschriebenen Einsatzzweck des Kunden gibt es allerdings eine wesentlich günstigere Alternative: Outlook Mobile

Seit kurzem ist es ja in Outlook Mobile möglich, auch shared Mailboxen einfach und unproblematisch am mobilen Gerät abzurufen – habe ich selber im Einsatz und funktioniert richtig gut.