Viele Unternehmen stehen dem freien Self-Service in Office 365 ein wenig reserviert gegenüber. Jeder Benutzer kann so viele Teams anlegen, wie er will und kann darin Jedermann und JederFrau, ob INtern oder Extern, dazu einladen.
Office 365 bietet – besonders mit dem Azure AD Premium P1 – einige Governance-Methoden (die ja hier schon teilweise beschrieben wurden), für viele reichen die jedoch nicht.
Aber es gibt ja noch viel mehr Werkzeuge als die in O365 – in Azure steht mir ein schier unendlicher Werkzeugkasten zur Verfügung.
Daher habe ich eine kleine Demo gebastelt:
Die Benutzer in meinem Demotenant dürfen weder Teams (in Wahrheit O365 Gruppen) anlegen noch externe Benutzer einladen.
Allerdings haben die Benutzer 2 Formulare zur Verfügung, die beides ermöglichen.
Formular 1: Teamanlage
- So ist in dem Beispiel die Angabe eines zweiten Owners zwingend erforderlich
(Aus der Praxis zeigt sich, das das Management von Teams mit nur einem Owner mühsam wird, wenn dieser das Unternehmen verläßt) - Und die Genehmigung des Managers des Benutzers ist für die Teamanlage notwendig.
Formular 2: Gast Hinzufügen
- Hier kann ein Teamowner für ein bestehendes Team das Hinzufügen eines externen Benutzers anfordern
- Nach Genehmigung des Managers wird dieser dem Team hinzugefügt
Die Möglichkeiten für diese Workflows sind vielfältig – fast alles kann damit umgesetzt werden.
In meinem Beispiel habe ich als Formular-Tool Microsoft FORMS verwendet – im “Echteinsatz” wird man hier eher Richtung SharePoint-Formular gehen, weil Forms nur wenig Kontrolle innerhalb des Forms erlaubt.
Der Workflow erfolgt mit Azure Logic Apps – die Kosten dafür sind mehr als überschaubar:
Gibt es im Unternehmen ein eigenes Workflow-Tool wie Matrix 42 oder Firestart, kann natürlich dieses verwendet werden.
Die Verbindung zu Office 365 erfolgt via Microsoft Graph.
Ich werde hier später die technische Umsetzung genauer beschreiben.
Damit kann einfach eine sehr flexible, kontrollierbare, verrechenbare Umsetzung des SelfService im Unternehmen eingeführt werden.
