Inbox aufräumen – Kampf dem Mailmißbrauch Teil 2

Im ersten Teil haben wir Maßnahmen besprochen, die Anzahl der Mails, die in die Inbox trudeln, zu minimieren.

In diesem Teil darf ich meine Methode vorstellen, wie Du deine Inbox leer hälst.

Das Schlußwort im ersten Teil lautet:

Die Inbox hat immer leer zu sein bzw. solltest Du keinen Scrollbalken sehen !

Hier eine mehrfach erprobte Methode, wie Du eine übervolle Inbox aufräumen kannst.

Mein Rekord mit dieser Methode liegt übrigens bei 2.500 Mails in der Inbox in 4 Stunden auf die wesentlichen 120 zu reduzieren.

Erstmalig gepostet habe ich die Methode übrigens 2014 in einem alten Blog von mir

Hier also die Methode, die Inbox zu leeren:

Einmalige Vorbereitung – Ablagestruktur überlegen

• Die Ablagestruktur soll so flach wie möglich sein – die Suche in Outlook ist ja sehr gut
• Einen Ordner “!Lager” (oder Ähnlich) erstellen und im Outlook einen QuickStep hinzufügen, der Mails in diesen Ordner verschiebt
  Dort kommen alle Mails rein, die ich aus der Inbox haben möchte, nicht löschen möchte und keinen speziellen Ordner dafür habe
• Die Ablagestruktur muss sich jeder selber überlegen.
  Ich habe für jeden Kunden einen Ordner, wo alle Mails von diesem Kunden reinkommen. Weiters für jedes interne Projekt und für jeden Event.
  Keine tiefere Verschachtelung..

Vorbereitung

• Offline gehen (sonst wird man nie fertig)
• Handy ausschalten, für Ruhe sorgen
  ich habe mich dazu immer ins Kaffeehaus zurückgezogen
• Einen Unterordner der Inbox mit dem Namen ToDo erstellen
  (wozu wir den brauchen kommt unten)

Wichtigste Regel

Beim Inbox-Aufräumen KEINE Tasks erledigen ! Auch nicht, wenn es eh nur 5 Minuten dauert ! Aufräumen heißt aufräumen !

Jetzt gehts los

Sortierung:

• Sortierung /Gruppierung der Mails nach Mailtyp
  Abarbeiten aller Besprechungsanfragen (wenn es auf Klick geht)
  Löschen aller Zusagen und Ablehnungen.
  Hier finden sich auch oft andere Mailtypen, die schnell abgearbeitet werden können
• Einblenden des Feldes AN und Sortieren/Gruppieren nach AN
  Hier alle Mails abarbeiten, die NICHT direkt an Mich geschickt werden
  Das sind oft Newsletter, Mails an Gruppen usw.
• Wenn nur noch Mails an MICH übrig sind, diese sortieren nach VON
  Auch hier ist dann eine schnellere Aktion möglich

Ablage

• Alle Mails, wo ich eine Task habe und was erledigen muss, per QuickStep in den Ordner ToDo verschieben
  (Wenn die Inbox dann komplett leer ist (geiles Gefühl übrigens ) verschiebe ich dann alle Mails aus dem ToDo Ordner zurück in die Inbox)
  
• Alle Mails, die ich mir aufheben möchte, per QuickStep in den Ordner Ablage moven – zu strukturierte Ablagen kosten wirklich viel Zeit.
• Da ist eine Anfrage des Kunden / eines Kollegens liegen geblieben und ist seit 3 Monaten unbeantwortet ?
  LÖSCHEN …
  Ja, tut weh, ja, ist scheiße, ja, soll nicht passieren. Aber wenn keiner in den 3 Monaten noch mal nachgefragt hat, kann es nicht soooo wichtig gewesen sein. Wenns wirklich weh tut, kann man ja VOR Erledigung nachfragen, ob das noch aktuell ist – geht schneller …
• So lange arbeiten, bis die Inbox LEER ist
  Dann den Inhalt des Ordners ToDo zurück in die jungfräulich leere Inbox schieben und nach Erhalten sortieren
• Jede Mail, die älter als 2 Monate ist, ernsthaft und kritisch hinterfragen:
• Werde ich das jemals machen ?
  Wenn nein – löschen.
  Wenn ja oder NaJa: Ich erstelle mir dann daraus eine Task ohne Fälligkeitsdatum und lege die Mail ab. Dann ist es nicht vergessen, müllt mir aber meine Inbox nicht voll und nicht meine Tasks
• Alle anderen Mails prüfen, ob das wirklich als Mail in der Inbox sein muss, oder nicht in den Aufgaben besser aufgehoben ist – was uns zu diesem Thema bringt:

Arbeiten mit Aufgaben

• Wichtigste Regel beim Arbeiten mit Aufgaben:

  Es gibt keine Roten Tasks !

  Jeden Abend (oder jeden Morgen) rote Tasks ansehen und überlegen: Wann kann ich das erledigen ?
  und dann auf diesen Tag verschieben
  Meine Erfahrung ist: Habe ich eine Task zum 9. Mal verschoben, mache ich sie (oder lösche sie)

• Beim Erstellen des Due-Dates und beim verschieben immer realistisch sein:
  habe ich an dem Tag wirklich Zeit es zu tun ?
• Mit ToDo gibt es jetzt eine super App auf allen Geräten, die als Datenbasis die Outlook Aufgaben hat und mir die Verwaltung der Aufgaben unterwegs erleichtert

Befolge ich alle diese Tipps ?

Nicht immer – besonders nicht, wenn es stressig ist. Aber zumindest alle 1-2 Monate nehme ich mir die Zeit und räume auf – es befreit nicht nur die Inbox, sondern auch das Hirn enorm…